Office manager/ka & koordinátor/ka procesů | Pojď krotit chaos a pomáhat nastavovat procesy do architektonického studia Olomouc

Office manager/ka & koordinátor/ka procesů | Pojď krotit chaos a pomáhat nastavovat procesy do architektonického studia

Zdravíme tě z Komplits! Jsme architektonické studio, které se zaměřuje na jedinečné interiéry. Tvoříme kanceláře, kavárny, hotely, restaurace… s ohledem na to, jak prostředí působí na člověka. Žádná nuda, šeď a sterilní prostředí – naopak. Naše návrhy jsou jedinečné a některé prvky (např. květináče, lavice, poličky) si sami vyrábíme.

Na počet lidí jsme malá firma – v kanceláři potkáš do 10 lidí, ve výrobě 2 stálé operátory a robota. Máme ale velké plány: pod kanceláří budujeme coworking, spolupracujeme s velkými hráči, s realizací nám pomáhají sesterské i partnerské firmy a plánujeme naše portfolio rozšířit i o domy po celém světě.

Tím, že jsme zatím menší, nemáme tradiční benefity jako stravenky, Cafeterii a Multisportku; nabízíme ti ale férové ohodnocení tvé práce, flexibilní spolupráci (na pracovní době se dokážeme domluvit), volnou ruku a smysl v tom, co děláš. Zakládáme si na příjemné atmosféře v kanceláři (pravidelně třeba pořádáme týmové obědy) a na tom, abychom se při práci cítili dobře a dělali věci, na které budeme pyšní.

Jak si tě představujeme:

• Tvé digitální dovednosti jsou na vysoké úrovni. Na denní bázi používáš AI, nebojíš se Excelu (ideálně máš znalosti, případně doučíme) a když ti někdo představí nový systém, rychle se ho doučíš.

• Jsi zdravě asertivní a dokážeš prioritizovat. Když se sejde více urgentních úkolů naráz, zachováš si chladnou hlavu, a i náročné požadavky řešíš s úsměvem.

• Organizovanost a pečlivost je tvoje druhé jméno. Zároveň jsi samostatný*á a proaktivní: nečekáš, až ti někdo něco zadá, ale hledáš oblasti ke zlepšení.

• Už máš praxi na podobné pozici (office manager, asistent, virtuální asistent) nebo na jiné pozici, kde byla náplní práce koordinace procesů.

• Máš řidičský průkaz a aktivně řídíš – různé pochůzky jsou nedílnou součástí pozice.

• Domluvíš se anglicky. Nemusíš mít certifikát ani zkoušku; důležité je, že dokážeš v angličtině napsat e-mail nebo se domluvit s dodavatelem.

• Skvělé komunikační schopnosti bereme na této pozici jako samozřejmost.

• Jsi vyzrálá osobnost. Na věku nám nesejde, ale jsme malý tým a hledáme někoho, kdo do něj přinese pozitivní naladění a s kým se nám bude dobře spolupracovat.

Jak bude vypadat tvůj typický den:

• Předně, žádný den nebude úplně stejný. 😊 Čeká tě rozmanitá a různorodá práce, u které se toho můžeš hodně naučit o bytovém designu a výrobě, zároveň dostaneš šanci zlepšovat procesy a pomoci s jejich nastavením.

• Pomůžeš s organizací času týmu – budeš organizovat a hlídat porady, schůzky nebo kalendáře Ivana (CEO) a Pavla (majitel a designer). Potom (ideálně s pomocí AI) zpracuješ zápisy z těchto schůzek a rozdělíš úkoly.

• Určitě budeš zajišťovat chod naší kanceláře na Krakovské i nově vznikajícího coworking centra: nákup materiálu, koordinace dodavatelů.

• Budeš hlídat nejrůznější termíny (ať už je to termín dokončení projektu, nebo podání žádosti o dotaci) a tvořit pravidelné týdenní reporty o časové náročnosti projektů.

• Pomůžeš s podklady pro účetnictví (doklady), budeš vystavovat faktury a spravovat pokladnu.

• Také tě čeká příprava akcí (veletrh, prezentace) nebo třeba koordinace brigádníků ve výrobě (pomoc s jejich náborem i časovou alokací).

• Když bude potřeba, pomůžeš týmu s komunikací s dodavateli nebo zákazníky.

Zaujala tě příležitost?

Aktualizace 31. 3. 2025: Chceme být transparentní, tak raději upozorníme hned na začátku: vzhledem k velkému množství kandidátů a probíhajícím pohovorům se může stát, že nám odpověď bude trvat trochu déle. V každém případě od nás ale dostaneš odpověď na svoji přihlášku (minimálně informaci, že jsme pozici obsadili).

Pošli nám svůj životopis a k tomu pár slov o sobě. Rádi si přečteme třeba o tom, jaké digitální nástroje rád*a používáš, jak se vzděláváš nebo o tvém největším úspěchu z hlediska organizace (nastavení procesů, realizace nějaké akce atd.).

Během týdne se ti ozve Domi za HR se zpětnou vazbou na tvou přihlášku a případně s termínem krátkého online setkání, kde proberete víc o firmě i o tobě.

Pak dostaneš krátký domácí úkol (cca 30 minut) na otestování klíčových kompetencí.

A pokud úkolem projdeš, potkáš se osobně v kanceláři přímo s Ivanem a Pavlem. Společně proberete zpracování úkolu, pobavíte se o tvých znalostech a vyzkouší si tvou orientaci v Excelu.

Zajímavé nabídky práce v okolí: