Co všechno umí mzdový program a jak ho správně vybrat

Do hledání mzdového systému se firmy typicky pouští, když najímají prvního zaměstnance. Potřebují totiž někde řešit mzdy, pracovní smlouvy či BOZP. Poradíme vám, jak při výběru postupovat.

Co za funkce budete potřebovat

Začínající firmy a menší podnikatelé typicky využijí následující funkce, které by měl obsahovat každý mzdový program:

• seznam zaměstnanců,
• evidenci pracovních poměrů (pracovní smlouvy a dohody),
• mzdový výpočet (složky mzdy, daňové a další srážky či příplatky),
• tiskové sestavy mezd včetně odesílání zaměstnancům a úřadům,
• platby mezd.

Na trhu existují desítky systémů s množstvím funkcí, které se hodí pro různé typy firem. Ideální je, když si můžete dodatečné funkce přikoupit po samostatných modulech.

Souběžně s tím, jak vaše firma roste. Ve výsledku tak neplatíte za funkce, které nevyužijete.

Větší firmy s desítkami či stovkami zaměstnanců již využijí pokročilejší funkce:

• rozúčtování mzdových nákladů na pracoviště,
• plánování školení a lékařských prohlídek,
• výpočet exekučních srážek ze mzdy,
• plánování náborů,
• rozvrh pracovní doby
• nebo zpracování více různých úvazků u jednoho zaměstnance.

Než se do výběru mzdového programu pustíte, proberte ho s tím, kdo v něm bude u vás nejčastěji pracovat. Typicky se svým mzdovým účetním, který vám nejlépe řekne, co přesně k práci potřebuje.

Pokud již vlastníte účetní systém, zjistěte si, zda obsahuje mzdovou agendu jako doplňkový modul. Pokud ano, nemusíte zbytečně pořizovat další systém. Například oblíbený účetní program Money S3 nabízí plnohodnotný modul pro zpracování mezd. Vyzkoušet ho můžete zdarma.

Výhodou účetního programu místo samostatného mzdového systému je, že v něm najdete další funkce, které se vám v podnikání mohou hodit –⁠ daňovou evidenci, knihu jízd nebo třeba sklad.

Cena mzdového programu

Cena mzdového systému (či účetního systému s mzdovým modulem) se odvíjí od množství funkcí. Zjistěte si, zda jde o kompletní (tzv. krabicové) řešení, nebo zda program obsahuje základ, ke kterému dokupujete samostatné moduly. Obecně je řešení se samostatnými moduly pro většinu podnikatelů vhodnější –⁠ robustní systém „vše v jednom“ využijí jen velké firmy se stovkami zaměstnanců.

Zjistěte si také, jaká je cena za uživatelské licence a kolik budete v budoucnu platit, jakmile budete dokupovat další.

Co dalšího si před nákupem zjistit

Před pořízením mzdového systému si ještě ověřte:

• zda dodavatel nabízí demoverzi zdarma, kterou si můžete vyzkoušet,
• jak rychlou a kvalitní zákaznickou podporu dodavatel poskytuje (zkuste ve verzi zdarma zavolat nebo napsat s fiktivním problémem),
• zda dodavatel systém pravidelně aktualizuje a doplňuje do něj nové funkce či zapracovává legislativní změny,
• dostupné reference – hledejte mezi nimi zejména firmy z podobného segmentu a podobné velikosti, jako je ta vaše.