MoneyERP – DMS systém pro správu dokumentů

Každá firma to má stejné, nikdo se tomu nevyhne. Ptáte se čemu? Papírování. Dokumenty prostě každá společnost bez ohledu na druh činnosti musí vytvářet. Jsou jednoduše nezbytné, jsou totiž stavebním kamenem každého podnikání. Nezáleží, zda se jedná o odvětví technologické, výrobní, finanční ani jaký průmysl. Dokumenty hrají hlavní roli při usnadňování řádného fungování a vůbec celého úspěchu každé společnosti.

Co je informační ERP systém?

Proto, abyste měli v dokumentech pořádek, je tu DMS systém. DMS je zažitá zkratka z anglického Document Management System, což v českém překladu znamená systém pro správu dokumentů. Tento systém je jedním z modulů informačního systému ERP. Abychom se v tom vyznali, pojďme si nejprve říci, co informační ERP systém je. Zkratka ERP vychází z anglického Enterprise Resource Planning. V překladu to znamená plánování podnikových zdrojů a je to softwarový systém používaný ke správě a údržbě funkcí firmy různých oborů i velikostí. Může integrovat například plánování, řízení projektů, nákup zásob, správu skladů, výrobu, prodej, marketing, účetnictví, finance, reporting, lidské zdroje a samozřejmě další.

Jednou z kvalitních platforem ERP je například MoneyERP, která na českém trhu působí již nějakou tu dobu a má spoustu spokojených klientů.

Co je DMS systém?

Jak jsme si již řekli výše, DMS je zkratka z anglického Document Management Systém a znamená systém pro správu dokumentů. Je jedním z esenciálních modulů informačního ERP systému firmy.

Primárně je to software, který umožňuje vytváření, ukládání, indexování, správu a ochranu digitálních dokumentů. I přesto, že většina systémů pro správu dokumentů ukládá všechny firemní digitální dokumenty do cloudu, je mnohem více než jen cloudové úložiště. Systém správy dokumentů je rámec, který usnadňuje tok důležitých informací v celé organizaci. Dobrý systém správy dokumentů může pomoci uspořádat všechna firemní data a celé soubory na jednom místě, sledovat všechny důležité dokumenty, zlepšit přesnost, urychlit pracovní postupy a poskytnout nepřetržitý přístup k dokumentům odkudkoli je potřeba.

Proč je DMS systém důležitý?

Rychlá digitalizace našeho světa vedla k exponenciálnímu růstu obchodních dat a obsahu. Každý den společnost vytváří a spravuje velké množství obchodních dokumentů, návrhů, smluv, marketingových materiálů, pokynů pro lidské zdroje, školících příruček, onboardingových materiálů atd. Tyto dokumenty jsou často rozptýleny po celém pracovním místě na různých digitálních nosičích a zařízeních – některé dokumenty jsou v souborech aplikace Word, některé jsou uložené v cloudových aplikacích, například na Google Disku, OneDrive, Dropbox a podobně, některé jsou uložené na ploše pracovního počítače, některé jen jako e-mailové přílohy a tak dále. A co pak dělat, například když člověk potřebuje nějaký dokument nalézt uprostřed důležité schůzky? Nebo když váš kolega nebo dokonce šéf okamžitě potřebuje ten důležitý dokument, o kterém si už nepamatujete, kde jej máte uložený. Systém správy dokumentů tedy hraje skutečně velkou roli při usnadňování, zefektivňování a zrychlování všech úkolů souvisejících se správou dokumentace.

Jaké jsou hlavní výhody DMS systému?

Snižuje náklady. Nejen provozní na nákup papíru, ale i případné náklady spojené s chybně vyplněnými nebo ztracenými dokumenty.

Zlepšuje pracovní postupy. Digitalizace důležitých dokumentů zefektivní práci zaměstnancům, zjednoduší procesy, a tak ušetří čas.

Lepší spolupráce. Zaměstnanci napříč odděleními, nebo dokonce různými pobočkami v různých městech, nebo i státech mají přístup ke stejným informacím nebo ke společným projektům a nemusejí sdílet stejnou kancelář.

Rozšířené a snadnější vyhledávání. Dokumenty a informace, které se nacházejí v DMS systému jsou archivovány a indexovány pomocí metadat. Komplexní vyhledávání pak přináší přesné výsledky během několika sekund. To firmě šetří čas, peníze i energii.

Vylepšené zabezpečení. Systém DMS chrání dokumenty klíčovými bezpečnostními funkcemi před nejrůznějším narušením dat a dalšími kybernetickými hrozbami. Systém pro správu dokumentů také chrání integritu a důvěrná obchodní data. Mezi nejúčinnější funkce zabezpečení elektronického DMS patří digitální archivace, automatické mazání a zálohování, anotace a redigování dokumentů.

Každá společnost musí spravovat obrovské množství dat. Pokud v nich chcete mít pořádek, zefektivnit jejich dohledání a zpřístupnit potřebné dokumenty ve správný čas kompetentním zaměstnancům nebo třetím stranám, pak je potřeba si vybrat ten správný DMS systém. Tím získáte výhodu nad konkurencí, která možná stále ztrácí drahocenný čas hledáním informací na různých platformách.