Píšete často obchodní či osobní e-maily. Jak je správně zakončit?
Ve 21. století je pravděpodobné, že alespoň jednou každý z nás psal e-mail. Stále více pošty se posílá elektronicky a není neobvyklé, že mnoho lidí má dvě e-mailové adresy – služební a soukromou. I když nevyřizujete pracovní poštu, ale jen osobní, je třeba dbát na správné zakončení.
Konec e-mailu nebo jeho uzavření je vaší poslední příležitostí udělat dobrý dojem na příjemce. Závěrečná část e-mailu se liší v závislosti na kontextu e-mailu, ať už se jedná o profesionální nebo obchodní e-mail či osobní korespondenci.
Ukončení obchodního e-mailu
Při psaní obchodního e-mailu je důležité zajistit, aby konec vašeho e-mailu byl zdvořilý a profesionální. Je to vaše poslední příležitost zanechat dobrý dojem na příjemce, ať už je to spolupracovník, potenciální klient nebo dokonce váš šéf.
Pokud máte dobrý vztah s osobou, které e-mail zasíláte (obvykle ve vaší společnosti), můžete použít neformálnější odpověď.
Při psaní konce profesionálního e-mailu byste měli uvést své celé jméno a kontaktní údaje, protože to může fungovat jako druh digitální vizitky.
Zakončení obchodního e-mailu neznámé osobě
Když píšete e-mail někomu, s kým nemáte žádný vztah, posíláte e-mailem cizímu člověku s cílem generovat odpověď nebo zahájit nějaký obchodní vztah. A protože tuto osobu neznáte, měli byste být ve svém e-mailovém obsahu i na konci e-mailu mimořádně zdvořilí.
Jelikož cílem studeného e-mailu je generování odpovědi, zvažte použití výzvy k akci těsně před konečným uzavřením. Výzva k akci pomáhá usnadnit konverzaci a může být stejně jednoduchá jako „Máte-li zájem, v jaký čas by pro vás bylo nejvhodnější uskutečnit příští týden telefonát?“ Zahrnutí podobné fráze na konec vašeho e-mailu dává příjemci konkrétní otázku, na kterou má odpovědět, což zvyšuje pravděpodobnost, že příjemce odpoví na studený e-mail.
Stejně jako u jiných obchodních e-mailů uveďte na konci zprávy vaše celé jméno a kontaktní údaje.
Osobní e-maily
Osobní e-maily od přátel, členů rodiny nebo blízkých spolupracovníků mohou nabývat jiného tónu než e-maily napsané v profesionálnějším kontextu.
Při zvažování, jak podepsat e-mail, který směřuje k osobnímu kontaktu,není potřeba být profesionální a používat zdvořilostní fráze. U osobních e-mailů závisí zvolená uzávěrka spíše na vašich vlastních preferencích a znalostech osoby, které posíláte e-maily.
Konec vašich e-mailů není tak důležitý jako předmět nebo slova v samotném e-mailu, je to však důležité. Pokud nevíte, jak správně ukončit e-mail, můžete zničit skvělý e-mail. Věnujte tedy pár sekund navíc a ujistěte se, že svůj e-mail uzavíráte správnými slovy pro danou situaci a pro příjemce - vaše e-maily budou efektivnější.
