Virtuální sídlo: Jak funguje a pro které podnikatele je vhodné
Každá firma musí mít nějaké sídlo. Ne každý má ale možnost jej umístit do fyzických prostor – ať už z důvodu vysokého nájemného, nebo kvůli nesouhlasu vlastníka nemovitosti. Potom přichází v úvahu zřízení virtuálního sídla. Jak přesně funguje, kdo si jej zřizuje a nejedná se o podvod?
Co je to virtuální sídlo?
Každá společnost v České republice musí mít už od založení své sídlo. Většinou jde o pronajaté či vlastní prostory. Někteří podnikatelé však takové místo ani nepotřebují – pracují z domu nebo z co-workingu. Jiní sice kanceláře mají, ale přejí si mít lukrativnější oficiální adresu. Nejen pro tyto, ale i další je tu tzv. virtuální sídlo neboli virtuální kancelář.
Virtuální sídlo je vlastně služba spočívající v poskytnutí adresy, na kterou vám bude chodit oficiální korespondence. Za měsíční či roční poplatek může tuto službu využít jakákoliv firma.
Použít virtuální sídlo lze už při zápisu do obchodního rejstříku. Některé společnosti nabízí skutečně pouze adresu, jiné zajistí také přebírání pošty nebo umožní využívání zasedacích místností pro obchodní schůzky s partnery, dodavateli a klienty.
Je virtuální sídlo legální?
Jak ale může být firma spolehlivá, když nemá ani vlastní kancelář? Není za tím jen snaha schovat se před zákonem a svými zákazníky? A nejedná se o podvod?
Pro začátek je dobré vědět, že zřízení virtuálního sídla je naprosto legální a v souladu se zákonem. Za jeho zřízení a využívání nehrozí žádný právní postih. Naopak po všech směrech splňuje požadavky zákona.
Kdy využít služby virtuálního sídla
Existuje několik typických situací, ve kterých podnikatelé sahají po možnosti umístit sídlo společnosti na virtuální adrese:
- Nechtějí mít sídlo firmy na adrese trvalého pobytu
IT specialisté, marketéři, účetní, lektoři, drobní e-shopaři a další. Mnoho z těchto podnikatelů si nepřeje mít sídlo firmy doma. „Pro svoje s. r. o. jsem zřídil virtuální sídlo záměrně. Neumím si představit, že by mi po bytě bloumal úředník z finančáku. To vážně ne,“ říká jeden z diskutujících v internetové diskuzi týkající se virtuálních sídel.
- Nechtějí zveřejňovat svou adresu
Pokud umístíte sídlo firmy na adresu trvalého bydliště, je třeba počítat s tím, že se vaše místo bydliště stane veřejnou informací. Adresa bude figurovat jednak v obchodním rejstříku, jednak budete muset mít své sídlo (a tedy i své bydliště) viditelně označeno (na fasádě, na dveřích, na plotě nebo u schránky) informacemi o své firmě.
- Nezískají souhlas k umístění sídla do pronajatých prostor
Abyste mohli umístit sídlo do nemovitosti, která není vaše, musíte k tomu získat písemný a úředně ověřený souhlas vlastníka. A to není vždy snadné. Týká se to všech pronajatých bytů, nebytových prostor (například kanceláří), ale i družstevních bytů. „Chtěl jsem mít sídlo ve svém družstevním bytě, ale představenstvo mi nedalo souhlas. Tak mám také virtuální adresu. A opravdu to není žádný podvod. Zákon to tak vyžaduje,“ přidává se další diskutující.
- Nemají finance na sídlo na dobré adrese
Zejména v začátcích podnikání je každá koruna dobrá. A platba za nájem či nákup nemovitosti bude jistě patřit k větším položkám. Zejména v případě, že si přejete mít sídlo na prestižní adrese, třeba v centru prahy nebo Brna. Získat dobrou adresu v hlavním městě může být důležité i pro firmy spolupracující se zahraničními klienty.
- Plánují se stěhovat
Z pohledu zařizování různých formalit na úřadě je možná lepší vyhořet, jak se říká. Adresu totiž budete muset měnit na všech propagačních materiálech, na razítkách, v účetním softwaru, na přiznáních, na výkazech atd. Pokud se však budete stěhovat pouze fyzicky a virtuální sídlo zůstane stejné, tomuto administrativnímu kolečku se vyhnete.
